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Grupo Prime Yield (Brasil, Portugal, Angola, Moçambique e Cabo Verde)

O Cliente

O Grupo Prime Yield dedica-se à prestação de serviços de consultoria e avaliação imobiliária. O Grupo actua em geografias tão distintas como Portugal, Angola, Moçambique, Brasil e Cabo Verde e é detentor de quotas significativas de mercado. A empresa conta com cerca de 100 colaboradores, dispersos pelas suas diferentes operações.

As Necessidades

A empresa tinha necessidade de adquirir uma solução que suportasse todo o processo de internacionalização, bem como o processo de gestão de qualidade. A enorme dispersão geográfica aliada à obrigação de manter um nível de serviço de excelência obrigaria à adopção de uma solução que simultaneamente permitisse a virtualização da organização (acesso à informação via web), bem como a gestão integrada das diferentes realidades.

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A Solução

A escolha recaiu sobre a adopção do SOAPP enquanto ferramenta de suporte à organização, nomeadamente pela utilização dos módulos de CRM e Gestão de Incidentes de Qualidade integrados entre si e com portal de gestão de avaliações do grupo, solução 100% web também desenvolvida pela New Consulting. A versão multi-empresa do SOAPP está particularmente bem preparada para a gestão integrada de várias operações com ou sem dispersão geográfica.

A integração com sistemas autónomos ao próprio SOAPP permitiu ainda criar um ambiente integrado de avaliações e tratamento de não conformidades e reclamações.

Os Benefícios

O SOAPP permitiu uma visão/gestão, global ou particular, de cada empresa/operação do grupo potenciando sinergias e cross-selling entre elas. A integração do módulo de gestão de incidentes de qualidade com o portal de gestão de avaliações do grupo permite ganhos significativos de eficiência, nomeadamente pela diminuição dos tempos de resposta aos clientes.

Simultaneamente, o grupo passou a deter uma poderosa ferramenta de suporte à melhoria contínua, objectivo central de todas as organizações orientadas à plena satisfação das necessidades dos clientes.

O Futuro

Está já em curso a 2ª fase de implementação que passa pela visibilidade de todas as avaliações efectuadas, geridas por portal próprio, em "Mapa Google" no SOAPP dando ao cliente uma perspectiva dos trabalhos realizados em cada zona seleccionada diminuindo, dessa forma, potenciais deficiências de avaliação.

Grupo CH (Portugal)

O Cliente

O Grupo CH é uma das maiores consultoras portuguesas e garantidamente a mais premiada. Reconhecida como a melhor empresa para trabalhar em Portugal em 2013 e 2014, além de inúmeros reconhecimentos enquanto melhor empresa na gestão de pessoas e melhor serviço ao cliente. O Grupo CH tem cerca de 120 pessoas contando ainda com um grupo de consultores externos de cerca de 200 pessoas. A empresa desenvolve actividades tão díspares com consultoria organizacional, formação, contabilidade, desenvolvimento de software e design gráfico.

As Necessidades

O Grupo tinha necessidade de encontrar uma solução que permitisse a gestão de várias empresas do grupo, vários escritórios e vários negócios num único sistema. A preocupação fundamental passava por ter um sistema de controlo de produtividade transversal a todas as organizações e que, simultaneamente, tivesse componentes de gestão de calendário, gestão de relacionamento com stakeholders e gestão de projecto.

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A Solução

Após uma tentativa de desenvolvimento interno de uma solução para resolução de parte das necessidades, a decisão recaiu sobre a opção que seria simultaneamente mais eficaz, barata e mais facilmente implementável. O SOAPP com os seus módulos de Intranet, CRM, Gestão Documental, Gestão de Inovação & Conhecimento e Gestão de Projectos nativamente integrados, acessível via web, foi a opção clara.

Os Benefícios

A solução encontrada permitiu resolver com uma única plataforma e de forma integrada todas as necessidades sentidas pelas empresas do grupo. Toda a organização passou a trabalhar num único sistema colaborativo, onde encontra toda a informação sistematizada por processos ou projectos. Os ganhos de controlo, diminuição do risco, minimização dos erros, melhoria de serviço ao cliente e produtividade foram significativos.

O Futuro

A segunda fase de implementação da solução, actualmente em curso, passa pela imersão do SOAPP numa plataforma de comunicação interna, também desenvolvida pela New Consulting, que funcionará como portal colaborativo de gestão de todo o grupo.

Grupo ENC (Brasil, Portugal)

O Cliente

O Grupo ENC tem cerca de 5 anos de actividade e é especialista em soluções de extração, condicionamento e valorização energética do biogás gerado nos processos de tratamento de resíduos agro-industriais, efluentes líquidos e ainda resíduos sólidos urbanos. O grupo tem empresas em Portugal e cerca de 10 empresas no Brasil e conta com cerca de 80 colaboradores.

As Necessidades

O Grupo tinha várias necessidades, das quais se destacam: a necessidade de adopção de uma ferramenta que suportasse a sua internacionalização, permitindo uma visão agregada das operações, bem como a necessidade de utilização de uma ferramenta de gestão de projecto que garantisse a entrega dos projectos on-time e on-budget.

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A Solução

As características de suporte multi-empresa e integração de CRM e Gestão de Projecto do SOAPP foram determinantes neste cenário. O grupo consegue, através da adopção da plataforma, suportar a gestão das operações e projectos, nacionais e internacionais, numa única solução. O produto está dotado de ferramentas que permitem a gestão integrada de diferentes operações em geografias distintas.

Os Benefícios

O Grupo passou a ter ao seu dispor um sistema integrado de gestão de suporte às operações brasileira e portuguesa. Através de uma gestão de privilégios complexa, foi possível definir níveis de acesso à informação, garantindo-se que a administração das diferentes empresas pudesse ter simultaneamente a visão da sua empresa enquanto entidade autónoma, mas também a visão de grupo de todas as operações.

Finantech (Portugal, Inglaterra)

O Cliente

Empresa com cerca de 20 anos de actividade especializada no desenvolvimento de soluções para salas de mercado, detentora de mais de 90% da quota de mercado português. A empresa conta com cerca de 70 colaboradores, sendo o grosso dos mesmos equipas de desenvolvimento e suporte.

As Necessidades

A Finantech tinha necessidade de controlar operacional e financeiramente mais de 350 contratos (avenças). A empresa pretendeu adoptar uma solução que permitisse a automatização do processo de criação, facturação e renovação do enorme parque de contratos que detém. A esta necessidade premente acrescia a intenção de obter indicadores de gestão, nomeadamente indicadores de rentabilidade, que permitissem aferir a margem obtida em cada um dos contratos.

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A Solução

A opção pela Plataforma SOAPP® foi assim evidente. O produto está dotado de funções que permitem a imputação automática de tempos e custos aos diferentes contratos e a facturação automática dos mesmos aos clientes. Acrescem funções que suportam todo o processo de renegociação e renovação dos contratos, centrais na sua relação com o cliente.

Os Benefícios

Os ganhos desta implementação foram essencialmente a dois níveis: Produtividade e Control. A empresa conseguiu passar de um esforço de vários dias para facturar as avenças para poucos minutos. Simultaneamente passou a ter uma ferramenta de suporte à gestão de contratos (criação/renovação) que facilita significativamente a criação de contratos e o controlo das renovações. Finalmente, mas não menos importante, a empresa é hoje capaz de imputar esforço (tempos) e custos directamente aos contratos obtendo, automaticamente, a rentabilidade dos mesmos no momento da facturação.

O Futuro

A implementação da solução vai entrar numa segunda fase onde passará a suportar a gestão dos serviços de manutenção prestados aos seus clientes. Mais uma vez será possível perceber o esforço dedicado a cada um dos clientes, bem como o seu peso na estrutura de custos da organização.

Numa terceira fase, o módulo de Gestão de Projecto do SOAPP® passará a suportar os desenvolvimentos dos produtos, garantindo-se uma eficaz e eficiente gestão dos cronogramas e orçamentos de desenvolvimento.

B4I (Brasil)

O Cliente

A B4I é o principal operador brasileiro de espaços de co-working na região de São Paulo. As suas 3 instalações, todas em zonas privilegiadas da cidade, albergam mais de 200 empresas de inúmeras nacionalidades e dão trabalho a mais de 30 pessoas.

As Necessidades

A empresa tinha necessidade de uma aplicação que simultaneamente pudesse: 1) gerir as várias centenas de contratos de avença mensais que a empresa tem negociados com os seus clientes; 2) integrar o seu sistema de controlo de acessos com uma ferramenta de gestão de contratos de avença; 3) finalmente, ter uma solução que permitisse aos seus clientes, de forma remota, segura e simplificada, reservar salas de reunião e ter acesso à sua conta corrente de consumos.

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A Solução

A solução encontrada passou por um desenvolvimento custom made que permitiu integrar o software de controlo de acessos com o SOAPP®. Os utilizadores dos espaços passaram a identificarem-se por reconhecimento de impressão digital sendo que este software comunica com o SOAPP® para verificar se esses utilizadores têm contrato válido para autorizarem a entrada. Simultaneamente, por registo da hora de entrada e da hora de saída, o SOAPP® faz a contagem automática das horas consumidas e a imputação automática ao contrato do cliente.

As restantes necessidades - gestão de salas de reuniões e contratos de avença- foram fácil e totalmente satisfeitas pelos módulos de gestão de contratos e gestão de salas.

Os Benefícios

A B4I passou a ter uma solução de gestão transversal a toda a sua organização, integrada com o seu próprio software de controlo de acessos. A poupança de tempo obtida na gestão de contratos ultrapassou os 80% e a empresa verificou um aumento imediato do seu volume de negócios de mais de 15% (receitas que por falta de correcto sistema de suporte à gestão não eram, pura e simplesmente, cobrados aos clientes.

O Futuro

O futuro passa por reforçar as funções disponíveis na extranet, dotando-a de mecanismos mais completos de patilha de informação específica ao negócio em causa, como gestão de consumos, consulta em tempo real de conta corrente, etc.

Características
Genéricas

O SOAPP® é uma plataforma integrada de gestão, acessível de qualquer equipamento com acesso à Internet, que disponibiliza as ferramentas essenciais para o suporte: do trabalho colaborativo, da organização e disseminação de informação, da gestão e controlo comercial, operacional, administrativo e financeiro.

A plataforma SOAPP® integra, entre outras, ferramentas de comunicação - intranet/extranet e e-mail - e de gestão - documentos, processos, conhecimento, inovação e financeira.

Trata-se de uma solução baseada no melhor da tecnologia e boas práticas de gestão, tornada agora acessível às PMEs pelo reduzido investimento, rápida implementação e simplicidade de utilização.

A plataforma SOAPP® assegura funcionalidades nativas de integração entre ferramentas e módulos proporcionando uma excelente experiência de utilização, apoiando o utilizador no registo ágil de dados não redundantes, conduzindo-o de forma intuitiva e disponibilizando informação relevante, clara e concisa.

As funções de integração do SOAPP® são automáticas ou requerem apenas uma acção "one-click"!

Funcionalidades
Relevantes

Modular: Processos (CRM), Projectos, Financeiro e Conhecimento
Integração: nativa, entre todos os módulos
Acesso: via browser de Internet, sem instalação de software
Mobilidade/usabilidade: smartphones, tablets e touchscreen
Multi: empresa, idioma (português, português do Brasil, inglês e espanhol) e moeda
Comunicação: e-mail, instant messaging, notas, notícias, portal interno e extranet
Organização: calendário, contactos e pastas partilhadas, férias, gestão documental e correspondência
Comercial: gestão de clientes, oportunidades, orçamentos e propostas
Contratos: gestão automática de avenças, bolsas de horas e contratos à hora
Financeira: gestão de despesas e deslocações, fluxos de tesouraria facturação automática de contratos e propostas comerciais, gestão de compras, gestão de encomendas e contas correntes de clientes e fornecedores
Reporting: comercial, operacional e financeiro, por cliente e unidade de negócios

Benefícios

All in a box: Toda a informação de gestão numa única plataforma, disponível em tempo real
Melhoria: do serviço ao cliente, contínua da organização
Ambiente Colaborativo: partilha de informação transversal e alinhamento dos colaboradores com a estratégia da organização
Virtualização: sem software
Sistematização: de procedimentos
Aumento: da produtividade, da eficiência e eficácia da gestão

Calendário

O SOAPP® garante uma visão integrada da agenda de cada colaborador. Dotado de mecanismos de gestão de privilégios e políticas de acesso, o sistema assegura a visibilidade e rastreabilidade dos eventos sem abdicar da necessária confidencialidade da informação.

O sistema "leve a sua agenda consigo" permite, por um mecanismo de sincronização automática, em tempo real, ter a agenda disponível em qualquer equipamento IPAD, IPHONE, Android, Blackberry, Outlook, etc.. A consulta da disponibilidade/ocupação de cada membro da equipa fica assim extremamente facilitada.

O destaque dos eventos no calendário é feito por níveis de criticidade/prioridade (por cor) definidos pelo utilizador, garantindo-se que jamais um prazo fica por cumprir.

Para além da gestão das agendas de cada um dos colaboradores, o sistema conta ainda com uma útil gestão de salas de reuniões, sendo possível reservar salas e verificar qual a sua ocupação/disponibilidade.

A plataforma SOAPP® dispõe de mecanismos avançados de notificações associadas a documentos, prazos, eventos, processos, etc. que asseguram uma eficaz e eficiente gestão de agenda.

Funcionalidades
Relevantes

Calendário Partilhado
Vista Mensal, Semanal e Diária dos Eventos
Verificação automática dos conflitos de agenda no momento do planeamento dos eventos
Vista Agregada do calendário de todos os utilizadores
Vista partilhada das reuniões, diligências de processos, tarefas especiais, notas e férias
Sincronização com Outlook, IPAD, IPHONE, ANDROID e Blackberry
Tarefas delegadas
Visibilidade diária e semanal dos tempos planeados e executados
Eventos recorrentes
Eventos apresentados no fuso horário de cada utilizador
Eventos privados
Políticas de controlo do evento
Planeamento de despesas dos eventos
Convites a entidades externas e colaboradores
Convocatórias de colaboradores

Integração com

1. Gestão de Processos (CRM):
Associação automática do evento (reunião ou tarefa) ao processo
Despesas planeadas dos eventos associadas automaticamente ao processo
Valorização dos tempos planeados
2. Gestão Documental
Associação de documentos aos eventos
Gestão de Privilégios de Acesso aos documentos
3. Extranet
Publicação automática dos documentos na extranet do cliente
4. Contactos
Associação de contactos internos e externos aos eventos

Notas & Notificações

O sistema de Notas & Notificações do SOAPP® funciona como uma secretária electrónica. Através dela somos avisados dos prazos que temos de cumprir, das tarefas que temos de executar, dos documentos que temos de produzir ou enviar a clientes, das facturas ou recibos que temos de emitir, enfim, de tudo aquilo que faz um comum dia-a-dia.

As notificações de eventos são emitidas ao destinatário com uma periodicidade pré-definida: 15 dias, 7 dias, 3 dias, 24 horas, 6 horas, 3 horas e 1 hora antes do evento. Este pode ignorar a notificação em qualquer momento evitando assim sucessivos lembretes. Se não o fizer o sistema cumpre o plano atrás apresentado.

Em paralelo a estas notificações automáticas, o sistema permite ainda a criação de notas (lembretes) para o próprio ou para qualquer utilizador do sistema.

Funcionalidades
Relevantes

Lembretes do próprio ou de outros
Aviso de:
Tarefa (Projecto e CRM) fora de prazo
Tempo de Tarefa (Projecto e CRM) excedido
Tempo Contratual excedido (Gestão Operacional de Bolsas de Horas)
Pagamento via Multibanco
Alteração de Estado de Pipeline de um processo
Processo Inactivo
Instrução para facturar no âmbito de um Plano de Facturação
Renovação de contrato
Intervenção necessária em Incidente de Qualidade
Nova informação ou ideia carregada
Novo documento (correspondência)
Novo documento carregado por entidade externa (via extranet)
Marcação de férias

Integração com

1. CRM
2. Gestão Documental
3. Gestão de Projectos
4. Gestão de Contratos
5. Facturação
6. Extranet
7. BQM
8. Correspondência
9. Férias

File Maker/Sharing

Dotamos o SOAPP® de ferramentas de partilha e geração de documentos, elementos fundamentais de uma organização moderna.

O file maker permite a criação automática de documentos em três contextos distintos: entidade, proposta ou cobrança. Tal como nos restantes módulos, de forma simples e intuitiva é possível carregar modelos/templates de documentos "Microsoft Word", mapeando nesses documentos campos pré-disponibilizados da base de dados SOAPP®. Nunca foi tão fácil gerar propostas automáticas, cartas de cobrança ou qualquer outro documento. Não só o SOAPP® gera automaticamente o documento como o associa, também automaticamente, ao projecto, processo ou entidade a que o documento diz respeito. Acresce que a gestão de versionamento com que equipamos o produto garante ainda, neste contexto de file making, uma correcta gestão de obsoletos, fundamental e obrigatória para organizações que operem sob as regras da ISO 9001.

O módulo de file sharing poderá ser utilizado como uma clássica área de partilha de ficheiros onde, através da organização dos documentos numa árvore de pastas infinita, é garantida a salvaguarda e rastreabilidade dos documentos produzidos pela organização. Também aqui é possível autorizar ou restringir, através da definição clara das políticas e privilégios, o acesso às pastas e/ou documentos por parte dos utilizadores do sistema.

Funcionalidades
Relevantes

Permissões de leitura, escrita ou leitura e escrita
Níveis infinitos de pastas e subpastas
Geração automática de documentos
Versionamento de documentos

Integração com

1. CRM
2. Gestão de Contactos
3. Gestão de Contratos
4. Facturação
5. BQM
6. Correspondência

Férias

Uma eficiente gestão de férias é essencial para se garantir uma correcta gestão da disponibilidade dos colaboradores. O SOAPP® está equipado com um módulo de gestão de férias que permite a solicitação e aprovação de férias - dias inteiros ou meios dias - e a marcação por parte da entidade patronal de dias de férias obrigatórios ou sugeridos. A integração com o Calendário, CRM e Gestão de Projectos permite a verificação automática de conflitos, nos seguintes termos:

Calendário - quando convidamos determinada pessoa para uma reunião ou lhe atribuímos uma tarefa, o sistema verifica se existe algum conflito com outro evento desse recurso avisando o criador do evento desse mesmo conflito.

CRM - tal como no ponto anterior, quando estamos a marcar um evento no âmbito de um processo de CRM (reunião ou tarefa) para um determinado colaborador, o sistema verifica quais os conflitos dessa marcação com os eventos já confirmados na agenda do colaborador.

Gestão de Projectos - além da verificação nos termos anteriores, neste âmbito o SOAPP® permite uma verificação nos dois sentidos, isto é, quando planeamos um projecto o sistema, em tempo real, verifica quais os conflitos com as férias do recurso mas, também em sentido contrário, quando o recurso marca/sugere férias o sistema alerta caso essas férias conflituem com algum projecto em planeamento ou execução.

Funcionalidades
Relevantes

Marcação e Aprovação de férias
Dias inteiros ou meios dias de férias (com opção pelo período da manhã ou da tarde)
Férias sugeridas ou obrigatórias
Férias por localização/colaborador
Feriados municipais ao colaborador
Definição de número de dias de férias por ano
Visibilidade global das férias dos colaboradores

Integração com

1. CRM
2. Gestão de Projectos
3. Calendário

Knowledge & Innovation

Sistema de Gestão de Investigação, Desenvolvimento e Inovação (IDI), de acordo com norma NP 4457:2007 que assegura:

O registo, qualificação, partilha e difusão de informações;
Recolha, partilha, qualificação de ideias;
Acompanhamento da qualificação de informações e ideias;
Análise de risco da implementação de ideias;
Acompanhamento da implementação de ideias.

Assim, este módulo encerra o leque de ferramentas necessário ao crescimento sustentado da produtividade da empresa, objectivo central da Plataforma SOAPP®. Alinhado com as melhores práticas de gestão de inovação, dotará a empresa dos mecanismos necessários a uma eficiente gestão de conhecimento, gestão de ideias e análise de risco.

CRM - tal como no ponto anterior, quando estamos a marcar um evento no âmbito de um processo de CRM (reunião ou tarefa) para um determinado colaborador, o sistema verifica quais os conflitos dessa marcação com os eventos já confirmados na agenda do colaborador.

Funcionalidades
Relevantes

Gestão de Conhecimento Gestão de Inovação Vigilância tecnológica, concorrencial e comercial Cálculo automático do valor investido em Inovação Avaliação da prioridade e pertinência de ideias Análise de Risco de Ideias Repositório de informações relevantes para a organização

Integração com

1. CRM
2. Gestão de Projectos

Intranet

Este módulo, base comum de todo o sistema, assegura a criação e manutenção de um ambiente colaborativo na organização. Além das ferramentas comuns numa intranet, que no SOAPP® assumem a forma de módulos específicos, como agendas, contactos e ficheiros partilhados, controlo centralizado de correspondência recebida e enviada, tratamento de não conformidades e reclamações, mapas de férias, notas e notícias, este módulo permite a criação ilimitada de páginas com informação institucional, comunicados, normas, etc..

Através de uma ferramenta de gestão de conteúdos do tipo What you See is What You Get, o administrador do sistema pode criar um número infinito de notícias e páginas internas criando-se, assim, um verdadeiro ambiente colaborativo de partilha de informação.

Funcionalidades
Relevantes

Veículo de Comunicação Interna
Criação e Edição de páginas de conteúdo institucional, numa lógica de "portal interno"
Criação e Gestão de Notícias

Integração com

1. CRM
2. Gestão Documental
3. Gestão de Projectos
4. Gestão de Inovação e Conhecimento
5. Facturação
6. Extranet
7. BQM
8. Correspondência
9. Férias

BQM

O módulo de gestão de qualidade do SOAPP® contribui significativamente para:

O aumento da satisfação e da confiança dos clientes;
O aumenta a produtividade;
A redução dos custos internos;
A melhora da imagem e dos processos de modo contínuo;
Facilitar o acesso a novos mercados.

E está perfeitamente alinhado com os princípios básicos da qualidade total definidos pela ISO 9001, a saber:

Produzir bens ou serviços que respondam concretamente às necessidades dos clientes;
Garantir a sobrevivência da empresa por meio de um lucro contínuo obtido com o domínio da qualidade;
Falar, raciocinar e decidir com dados e com base em factos;
Reduzir metodicamente as não conformidades por meio do isolamento das causas fundamentais;
Evitar a repetição de erros.

Este módulo permite, assim, de forma simples e intuitiva registar e tratar todos os incidentes de qualidade, desde as Não Conformidades, às Sugestão de Melhoria passando, claro está, pelas Reclamações de clientes. Conseguimos monitorizar tempos despendidos, tratamento dados aos problemas, prazos e lições aprendidas, tudo isto suportado num workflow criado especificamente para o efeito.

Funcionalidades
Relevantes

Tratamento de Não Conformidades, Reclamações e Sugestões de Melhoria
Definição e Acompanhamento de Acções de Correcção e Correctivas
Avaliação da eficácia das Acções de Correcção e Acções Correctivas
Monitorização dos tempos despendidos e dos prazos das diferentes fases do processo de tratamento de não conformidades, reclamações e sugestões de melhoria
Associação de documentos a incidentes

Integração com

1. CRM
2. Gestão de Projectos
3. Calendário
4. Gestão Documental

EXTRANET

A extranet do SOAPP® permite a partilha de informação com qualquer entidade externa autorizada para tal. Nela é possível partilhar informação de projectos, documentos, trocar mensagens instantâneas e reservar salas.

Partilha de Documentos

A partilha documental via extranet faz-se nos dois sentidos, isto é, pode o cliente descarregar um documento carregado pela empresa ou fazer upload de documentos que serão posteriormente gravados/descarregados pela organização. Associado a este mecanismo de partilha documental, o SOAPP® disponibiliza uma função de validação/rejeição dos documentos, ou seja, podem ser carregados documentos pela organização que exigem que a entidade externa se pronuncie sobre eles, aprovando-os ou reprovando-os. Tal é suportado por um workflow desenvolvido especificamente para o efeito.

Acompanhamento de Projectos

A extranet permite que o cliente acompanhe o seu projecto tendo, para tal, disponível 3 grandes funções: 1) visibilidade sobre o GANTT do mesmo (esta visibilidade é autorizada pelo gestor do projeto, projecto a projecto; 2) troca de mensagens instantâneas sobre o projecto; 3) partilha documental específica do projecto.

Instant Messaging

Mecanismo de partilha de mensagens instantâneas.

Reserva de Salas

Função especificamente desenvolvida para espaços de co-working que permite ao utilizador da extranet proceder ao pedido e gestão de salas de reuniões.

Funcionalidades
Relevantes

Interacção com entidades externas Partilha documental bi-direccional Acompanhamento de projectos por parte do cliente Instant Messaging Reservas de Salas de Reuniões

Integração com

1. Instant Messaging
2. Gestão de Projectos
3. Gestão Documental

Contactos

O SOAPP® garante uma visão integrada do relacionamento com todos os stakeholders da organização.

Acrescentamos às comuns funções de salvaguarda e identificação de entidades e contactos uma potente ferramenta de gestão de relacionamento. Esta, dada a sua integração com os módulos de CRM, Gestão de Projectos, Gestão Financeira e Calendário, permite uma visão transversal de todo o trabalho em curso com o nosso cliente, fornecedor ou parceiro.

Num único dashboard é possível perceber quais os processos em curso, eventos futuros, tarefas a desenvolver (de Projecto ou de CRM), facturação ou pagamentos a fazer, a conta corrente da entidade, propostas apresentadas ainda sem decisão, etc.. Simultaneamente, este módulo de gestão de contactos permite ainda um acesso facilitado a toda a informação histórica da entidade: documentos, relatórios de trabalhos realizados, processos, projectos, etc..

Trata-se, assim, de uma área que centraliza toda a informação relevante de uma entidade ou contacto funcionando como "hub" de acesso a todas as áreas funcionais da plataforma.

Funcionalidades
Relevantes

Apresentação do relacionamento passado, presente e futuro com todas as entidades e contactos
Acesso simplificado aos dados identificativos dos contactos
Exportação para excel da listagem de contactos
Comunicação por Instant Messaging com a entidade
Partilha documental, via extranet, com a entidade

Integração com

1. Gestão de Processos (CRM)
2. Gestão de Projectos
3. Gestão Financeira
4. Calendário
5. Email
4. Incidentes de Qualidade (Tratamento de Não Conformidades, Reclamações e Sugestões de Melhoria)
5. Gestão de Contratos
6. Controlo de Correspondência

CRM

O SOAPP® assegura uma gestão de processos eficaz e integrada, bem como garante a sistematização do tratamento da informação. A rastreabilidade dos eventos é garantida por simples e intuitivos mecanismos de registo das actividades, dos tempos, das despesas e dos documentos.

A gestão de processos está intimamente relacionada, a montante, com a gestão de contratos/avenças e, a jusante, com a facturação. Está, assim, automatizada e assegurada a gestão operacional - verificação e contagem de horas despendidas, horas disponíveis nas avenças, etc. - e a gestão financeira - facturação automática de contratos/avenças, cálculo automático das rentabilidades dos contratos e clientes - dos contratos.

A integração da gestão de processos com a agenda e respectivos mecanismos de notificações permite uma visibilidade global do cronograma de eventos e esforços associados aos mesmos.

O acompanhamento e controlo das diligências, tempos imputados, custos suportados, etc., são garantidos por inúmeros relatórios de gestão, totalmente automatizados e intuitivos.

Finalmente, com um simples click é possível associar emails, correspondência, ou qualquer documento a um processo, garantindo-se a rastreabilidade e salvaguarda do histórico de comunicações.

Funcionalidades
Relevantes

Modelos de processos
Visibilidade dos processos por empresa do grupo ou agregada (versão multi-empresa)
Relacionamento de processos
Registo de tempos, despesas e deslocações em actividades
Gestão de Reembolso de Despesas e Deslocações
Imputação de tempos a contratos (Avenças e Contratos à Hora)
Gestão operacional e financeira de contratos
Controlo de cumprimentos de SLAs
Visão de Pipeline dos processos
Planeamento de diligências nos processos
Criação/edição de contratos (avenças) a partir de propostas
Associação de documentos e emails a registos
Publicação de documentos do processo na extranet do cliente
Custeio dos processos
Inúmeras notificações (inactividade de processo, alteração de estado, upload de documentos, etc.)

Integração com

1. Calendário
2. Contactos
3. Email
4. Incidentes de Qualidade (Tratamento de Não Conformidades, Reclamações e Sugestões de Melhoria)
5. Facturação e Gestão de Avenças
6. Controlo de Correspondência
7. Gestão de Conhecimento e Inovação

Gestão de Projectos

O SOAPP® assegura uma gestão de projectos eficaz e integrada, a montante, com o módulo de CRM (para qualificação da oportunidade) e, a jusante, com a facturação, controlo de stocks, compras e encomendas a fornecedores.

Nesta componente da aplicação assegura-se uma correcta gestão de projecto - cronograma, orçamento, risco e comunicação - alinhada com as regras do PMI® PMBoK® (Project Management Book of Knowledge).

Este módulo garante um correcto planeamento de tempo, esforço, orçamento e entregáveis. Através de dashboards muito simples, bem como pela sua integração com o calendário, é possível perceber qual a distribuição de tarefas pelas diferentes equipas e colaboradores, bem como garantir o registo de esforço, progresso, despesas e documentos de forma muito ágil.

A integração com a gestão documental, o email e o controlo de correspondência assegura a rastreabilidade dos documentos do projecto, sejam eles produzidos internamente, emails ou correspondência enviada ou recebida. Com um simples click é possível associar um documento, um email ou uma carta ao projecto. Tal resulta num processo de salvaguarda extramente simples e intuitivo sem abdicar da rastreabilidade necessária à eficaz gestão do projecto.

Funcionalidades
Relevantes

Pré-projecto (planeamento simplificado)
Apoio à orçamentação
Planeamento, execução e controlo de projectos
Controlo de custos e proveitos, com tratamentos diferenciados de recursos humanos e outros custos
Reserva e consumo de stocks a partir do projecto
Análise financeira e cronológica de projectos
Análise Orçado vs Real
Reconhecimento de proveitos e facturação automática
Apuramento automático de desvios em datas de actividades, custos e proveitos
Monitorização de tempos efectivamente despendidos com as actividades e "cruzamento" automático destes com os orçados
Recalendarização de projectos, simplificada ou detalhada
Gestão de equipas de projecto
Integração entre histórico de projecto e histórico de relacionamento com os clientes
Apuramento de margens rubrica a rubrica

Integração com

1. Calendário
2. Contactos
3. Email
4. Facturação
5. Controlo de Correspondência
6. CRM
7. Conhecimento & Inovação
8. Extranet
9. Férias

Comunicação Interna e Externa

O SOAPP® está equipado com todas as ferramentas necessárias a uma correcta comunicação, a saber:

Email - com O SOAPP® as mensagens, recebidas ou enviadas estão disponíveis de qualquer computador com ligação à internet e, à distância de um click, garantindo-se a sua associação a qualquer processo em curso.

Gestão de Correspondência - mais do que a simples salvaguarda de documentos expedidos ou recebidos, este módulo permite a definição de workflows, a notificação de entrada ou saída de documentos, a associação dos mesmos aos processos e, finalmente, a definição de prazos de resposta a ofícios.

Extranet - este componente representa uma mudança de paradigma face à tradicional forma de comunicar com os stakeholeders. A partilha de documentos e a comunicação passam a estar suportadas na extranet. Aqui o cliente pode carregar, descarregar e validar documentos disponibilizados pela empresa, que ficam ad aeternum disponíveis para consulta ou download.

Instant Messaging - mecanismo de comunicação interna por mensagens instantâneas limitado aos colaboradores da organização.

Funcionalidades
Relevantes

1. Email
Protocolo IMAP
Gestão de Pastas e Regras
Multiconta
Publicação de mensagens na extranet
2. Correspondência
Controlo de correspondência recebida e expedida
Associação de correspondência a entidades ou processos
Notificação da entrada de correspondência na empresa ao(s) destinatário(s) da mesma
Definição da data de resposta a documentos
Publicação de documentos na extranet
Salvaguarda de documentos recebidos e enviados
3. Instant Messaging
4. Extranet
Partilha documental com workflow de aprovação
Instant Messaging com entidades externas

Integração com

1. Calendário
2. Contactos
3. Email
4. Incidentes de Qualidade (Tratamento de Não Conformidades, Reclamações e Sugestões de Melhoria)
5. Facturação e Gestão de Avenças
6. Gestão de Jurisprudência

Gestão Financeira

O módulo financeiro do SOAPP® permite uma gestão end-to-end do cliente. Da criação do contrato, passando pela imputação de tempos e custos, à facturação e cálculo automático das rentabilidades, tudo está à distância de um click.

A integração com o CRM, calendário, propostas comerciais, email e extranet automatiza todo o processo facturação das avenças. Bastam, literalmente, 4 clicks para percorrer todo o processo de emissão de relatório de trabalhos efectuados, sua validação, emissão de factura e envio de ambos os documentos por email para o cliente (ou sua publicação na extranet).

Simultaneamente dotamos o SOAPP® com mecanismos de gestão de reembolsos - despesas e deslocações - integrados com os processos evitando o duplo carregamento de dados.

O SOAPP® conta com um sistema de controlo de fluxos de tesouraria que garante uma visão previsional e real dos fluxos de caixa, assegurando simultaneamente uma gestão de contas de depósitos à ordem e caixas.

O SOAPP® disponibiliza inúmeros relatórios financeiros - rentabilidade, produtividade, pendentes, contas correntes, antiguidade de saldos, etc. - disponíveis em tempo real.

Funcionalidades
Relevantes

Software Certificado pela Autoridade Tributária Portuguesa
Facturação on-line
Regime de IVA Geral e de Caixa (Portugal)
Emissão de documentos de facturação (Facturas, ND, NC e Recibos)
Cálculo automático do IVA a Liquidar (EU)
Reconhecimento de proveitos e cálculo automático dos Tributos com Retenção na Fonte (Brasil)
Partilha automática de documentos legas por email ou extranet
Envio automático dos documentos para a contabilidade
Validação de Relatórios de Despesas e de Deslocações
Contas Correntes de Clientes e Fornecedores
Mapas de Pendentes e Antiguidades de Saldos
Gestão de Bancos e Tesouraria (Real e Previsional)
Emissão de Mapas de IVA (nos dois regimes)
Facturação automática de contratos
Facturação automática de Planos de Pagamentos
Cálculo automático da rentabilidade das áreas de especialidade, dos contratos e dos clientes
Controlo dos limites de crédito
Emissão de ficheiro SAFT-PT

Integração com

1. Gestão de Processos
2. Gestão de Contratos
3. Contactos
4. Calendário